Rancang Bangun Sistem Retensi dan Pemusnahan Rekam Medis di Puskesmas Tempurejo

Ihab Majdi; Muhammad Yunus; Ida Nurmawati; Bakhtiyar Hadi Prakoso

doi:10.47134/phms.v2i4.760

Authors

Ihab Majdi Politeknik Negeri Jember
Muhammad Yunus Politeknik Negeri Jember
Ida Nurmawati Politeknik Negeri Jember
Bakhtiyar Hadi Prakoso Politeknik Negeri Jember

DOI:

https://doi.org/10.47134/phms.v2i4.760

Keywords:

Pemusnahan, Puskesmas Tempurejo, Retensi, Waterfall

Abstract

Pencatatan yang efisien saat ini lebih ditekankan di segala bidang salah satunya di bidang kesehatan. Adanya era digitalisasi tidak terkecuali bidang kesehatan membuat sistem informasi digunakan untuk mempermudah petugas rekam medis di bagian filling dalam pengelolaan rekam medis yaitu retensi. Retensi atau depresiasi adalah tindakan memilah atau memisahkan berkas rekam medis yang masih aktif maupun yang sudah tidak aktif, dan mengurangi jumlah formulir di dalam dokumen rekam medis dengan menilai nilai guna dari setiap formulir. Berdasarkan hasil studi pendahuluan yang dilakukan pada bulan September 2022 di Puskesmas Tempurejo didapatkan bahwa belum pernah dilakukannya retensi rekam medis. Belum dilakukannya retensi mengakibatkan rekam medis rusak, serta menumpuk di lantai. Oleh karena itu, perlu adanya rancang bangun sistem retensi sehingga dapat meningkatkan kinerja petugas rekam medis di Puskesmas Tempurejo dalam proses retensi dan pemusnahan agar lebih efektif dan efisien. Penyusunan sistem dengan pendekatan metode waterfall melibatkan beberapa tahapan, seperti analisis dan penentuan persyaratan, perancangan sistem dan perangkat lunak, implementasi serta uji unit, dan akhirnya integrasi dan pengujian keseluruhan sistem. Tahap analisis kebutuhan dilakukan dengan teknik pengumpulan data wawancara langsung kepada pengguna. Tahap pemodelan sistem menggunakan flowchart, DFD dan ERD. Tahap pengujian sistem menggunakan metode uji black box yang berfokus pada uji fungsionalitas sebuah sistem. Hasil dari penelitian ini adalah sistem informasi retensi dan pemusnahan rekam medis yang dapat mempermudah kinerja petugas dan dapat meningkatkan mutu pelayanan di Puskesmas Tempurejo.

References

[1] Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. Jakarta, Indonesia, 2008.

[2] Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis. Jakarta, Indonesia, 2022.

[3] F. Erawantini, Sistem Informasi Manajemen Kesehatan. Jember, Indonesia: UPT Penerbitan Universitas Jember, 2017.

[4] A. Hidayat, A. Yani, and Rusidi, “Membangun Website SMA PGRI Gunung Raya Ranau menggunakan PHP dan MySQL,” JTIM: Jurnal Teknik Informatika Mahakarya, vol. 2, no. 2, pp. 41–52, 2019.

[5] M. H. Izzaturrahim, M. C. Saputra, and A. Pinandito, “Pengembangan Sistem Informasi Monitoring Kinerja Mesin Gilingan Berbasis Android: Studi Kasus PG Krebet Baru II Malang,” Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer, vol. 2, no. 5, pp. 2016–2024, 2018. [Online]. Available: http://j-ptiik.ub.ac.id

[6] M. D. Alfandi, N. Sianturi, R. Silalahi, and T. P. Angin, “Brainstorming dari Perancangan dan Pengembangan Produk UV Sterillizer Portable,” Talenta Conference Series: Energy and Engineering (EE), vol. 3, no. 2, pp. 812–818, 2020, doi: 10.32734/ee.v3i2.1081.

[7] N. Aini, A. P. Wicaksono, M. C. Roziqin, and M. Yunus, “Sistem Retensi Berkas Rekam Medis di Rumah Sakit Ibu dan Anak (RSIA) Annisa Kota Pekanbaru,” INFOKES, vol. 12, no. 2, pp. 25–35, 2022.

[8] R. Adhiansyah, E. Suharto, and I. Sari, “Perancangan Sistem Informasi Retensi Berkas Rekam Medis Berbasis Web di RSIA Limijati,” Jurnal Teknik Informatika dan Sistem Informasi, vol. 10, no. 1, pp. 187–203, 2023.

[9] O. Pahlevi, A. Mulyani, and M. Khoir, “Sistem Informasi Inventori Barang Menggunakan Metode Object Oriented di PT Livaza Teknologi Indonesia Jakarta,” Jurnal PROSISKO, vol. 5, no. 1, pp. 27–35, 2018.

[10] H. Ramadhanti, Y. Syahidin, and D. Sonia, “Disain Sistem Informasi Retensi Rekam Medis Pasien Rawat Inap,” Explore: Jurnal Sistem Informasi dan Telematika, vol. 12, no. 2, pp. 90–100, 2021, doi: 10.36448/jsit.v12i2.2044.

[11] H. Rohman, Yuyun, and D. E. N. Ikhsani, “Sistem Retensi Berkas Rekam Medis Terintegrasi: Perancangan Sistem Informasi Berbasis Web di Klinik Pratama,” Jurnal Manajemen Informasi dan Administrasi Kesehatan (JMIAK), vol. 2, no. 2, pp. 10–22, 2019.

[12] J. Somantri, J. S. Pasaribu, and S. Setiatin, “Perancangan Sistem Informasi Retensi Rekam Medis di RS Paru Provinsi Jawa Barat,” Jurnal Teknik Informatika dan Sistem Informasi, vol. 9, no. 2, pp. 1466–1481, 2022.

[13] H. Rohman, “Sistem Retensi Berkas Rekam Medis Terintegrasi: Perancangan Sistem Informasi Berbasis Web di Klinik Pratama,” Jurnal Manajemen Informasi dan Administrasi Kesehatan (JMIAK), vol. 2, no. 2, pp. 10–22, 2019, doi: 10.32585/jmiak.v2i02.452.

[14] A. Junaidi and K. Zaman, “Rancang Bangun Sistem Informasi Retensi Rekam Medis dengan Metode Imaging Berbasis Web,” INTECOMS: Journal of Information Technology and Computer Science, vol. 2, no. 1, pp. 68–77, 2019, doi: 10.31539/intecoms.v2i1.753.

[15] D. Kisaputri, N. Yulia, N. A. Rumana, and P. Fannya, “Tinjauan Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam Medis di Rumah Sakit Medistra Jakarta Selatan,” SEHATMAS: Jurnal Ilmiah Kesehatan Masyarakat, vol. 2, no. 2, pp. 395–404, 2023, doi: 10.55123/sehatmas.v2i2.1754.

[16] D. Angelita, P. Fannya, D. R. Dewi, and D. H. Putra, “Perencanaan Kegiatan Retensi Rekam Medis di Rumah Sakit Islam Jakarta Pondok Kopi,” SEHATMAS: Jurnal Ilmiah Kesehatan Masyarakat, vol. 3, no. 3, 2024, doi: 10.55123/sehatmas.v3i3.3931.

[17] K. Khairunnisyah, N. Heltiani, I. Arifin, and E. Ayu, “Waterfall Method Design for Implementing Medical Record Retention at Rafflesia Hospital, Bengkulu,” Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan (Health Information Management), vol. 9, no. 2, pp. 207–218, 2024, doi: 10.51851/jmis.v9i2.611.

[18] S. Farlinda, N. S. Nurjannah, M. Yunus, and M. R. Pratama, “Design and Development of a Web-Based Medical Record Retention Information System at Polyclinic X Jember Regency,” International Journal of Health and Information System, vol. 1, no. 1, pp. 9–18, 2023, doi: 10.47134/ijhis.v1i1.5.

[19] R. M. Putri, M. R. Pratama, M. C. Roziqin, and D. S. H. Putra, “Rancang Bangun Sistem Informasi Alih Media dan Retensi Dokumen Rekam Medis Berbasis Web di RS Widodo Ngawi,” Manajemen Pelayanan Kesehatan, vol. 1, no. 2, pp. 1–18, 2024, doi: 10.47134/mpk.v1i2.6029.

[20] D. W. Agustin, R. A. Wijayanti, and G. N. Permana, “Identifikasi Faktor Penyebab Ketidaksesuaian Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam Medik Inaktif di RS Husada Utama Kota Surabaya,” J-REMI: Jurnal Rekam Medik dan Informasi Kesehatan, vol. 2, no. 1, pp. 57–63, 2020, doi: 10.25047/j-remi.v2i1.2156.

[21] S. C. Budi and B. Marini, “Improving Work Productivity of Medical Record Storage Officers in the Implementation of Medical Record Retention,” JMMR (Jurnal Medicoeticolegal dan Manajemen Rumah Sakit), vol. 11, no. 3, pp. 200–208, 2022, doi: 10.18196/jmmr.v11i3.15538.

[22] N. I. Gunawan, M. Nurseha, and M. Hidayati, “Analisis Retensi Rekam Medis Rawat Jalan Aktif ke Inaktif di UPT Puskesmas Sukarasa,” Jurnal Ilmiah Perekam dan Informasi Kesehatan Imelda, vol. 6, no. 2, 2021, doi: 10.52943/jipiki.v6i2.569.

[23] Y. G. Nengsih, Y. D. Tasri, and E. G. A. Naiborhu, “Pengolahan Data Sebagai Tahapan Perancangan Aplikasi Retensi Rekam Medis Upaya Dalam Peningkatan Efisiensi Informasi Kesehatan di Puskesmas Helvetia Medan,” Jurnal Ilmiah Perekam dan Informasi Kesehatan Imelda, vol. 10, no. 1, 2025, doi: 10.52943/jipiki.v10i1.1776.

[24] Y. Novarina, A. Fanani, L. M. S. Husen, S. Y. Sutomo, and D. R. Pratiwi, “Review of the Implementation of Retention and Destruction of Medical Record Files at Praya Regional Hospital in 2024,” INFORMEDICA: Journal of Applied Informatics in Medical and Health, vol. 1, no. 1, 2025, doi: 10.37824/6je7n617.

[25] M. D. Alfandi, N. Sianturi, R. Silalahi, and T. P. Angin, “Brainstorming dari Perancangan dan Pengembangan Produk UV Sterillizer Portable,” Talenta Conference Series: Energy and Engineering, vol. 3, no. 2, pp. 812–818, 2020, doi: 10.32734/ee.v3i2.1081.